Comment mettre en place la participation dans votre entreprise ?

Qu’est-ce que la participation en entreprise ?

La participation est un dispositif d’épargne salariale prévoyant la redistribution, au profit des salariés, d’une partie des bénéfices de l’entreprise, qu’ils ont contribué, par leur travail, à réaliser. Ce dispositif est obligatoire pour toutes les entreprises qui emploient au moins 50 salariés par mois au cours des cinq dernières années.

Le dispositif doit être mis en place au cours du 1^er exercice comptable* ouvert après la période de cinq ans d'emploi d'au moins 50 salariés.

*Période durant laquelle les données chiffrées d'une entreprise (activité et patrimoine) sont enregistrées. L'exercice dure en général 12 mois, alignés ou non sur l'année civile.

Comment mettre en place un accord de participation dans votre entreprise ?

Pour les entreprises assujetties à un régime obligatoire de participation

La participation est mise en place par voie d’accord entre l’entreprise et les salariés ou leurs représentants. L’accord de participation peut être conclu selon les modalités suivantes :

• Dans le cadre d’une convention ou d’un accord collectif conclu au niveau professionnel ou au niveau de la branche.
• Dans le cadre d’un accord entre le chef d’entreprise et les représentants d’organisations syndicales représentatives.
• Dans le cadre d’un accord au sein du comité social et économique (CSE) entre le chef d’entreprise et les représentants du personnel.
• Dans le cadre d'un projet d'accord proposé par l'employeur et adopté par référendum à la majorité des 2/3 des salariés.

Notez que pour vous aider à définir et mettre en place cet accord, en tant qu'entreprise vous pouvez utiliser un modèle-type d'accord de participation qui reprend point par point les clauses obligatoires devant figurer dans un accord de participation.

 Le choix de la formule de calcul et les modalités de répartition sont négociés entre vous et les représentants des salariés.

Pour les entreprises mettant en place une participation volontaire

Les entreprises non assujetties à la participation et qui souhaitent mettre en place ce dispositif doivent conclure un accord dans les mêmes conditions que celles qui sont légalement tenues d’appliquer un régime de participation aux résultats (voir le paragraphe précédent).

En cas d’échec des négociations, les entreprises peuvent décider d’appliquer unilatéralement un régime de participation conforme aux dispositions légales.

Quel est le contenu obligatoire d’un accord de participation ?

Pour être valable, tout accord de participation doit contenir un certain nombre de clauses obligatoires. Ces clauses listent les conditions permettant au salarié de bénéficier de la somme qui lui est due au titre de la participation :

• la date de conclusion, de prise d’effet et la durée pour laquelle il est conclu,
• la formule servant de base de calcul à la réserve spéciale de participation (RSP) ou, lorsqu'il s'agit d'un accord qui n'utilise pas cette formule de calcul, la clause d'équivalence avec la formule légale,
• la durée d’indisponibilité des droits des bénéficiaires et les cas de déblocages anticipés,
• les conditions et délais dans lesquels les bénéficiaires peuvent demander, lors de chaque répartition, la disponibilité immédiate de tout ou partie de leur participation,
• les conditions et délais dans lesquels les bénéficiaires peuvent choisir la ou les affectations des sommes leur revenant au titre de la participation (en précisant que sans choix exprimé par eux, la moitié de ces sommes sera affectée d'office dans un Perco ou au plan d’épargne retraite d’entreprise collectif - PERE-CO - lorsqu’un tel plan a été mis en place dans l’entreprise),
• les modes de répartition de la réserve entre les bénéficiaires et les plafonds,
• la nature et les modes de gestion des droits des bénéficiaires.

Quel est le montant des sommes affectées à la participation ?

Le montant des sommes versées au titre de la participation est, par nature, aléatoire. Il ne peut pas être déterminé a priori car il résulte des bénéfices réalisés par l'entreprise pendant l'exercice écoulé et peut donc varier d'une année sur l'autre.

Toutefois, quelle que soit la formule utilisée, le montant de la prime de participation ne peut pas dépasser un plafond revalorisé chaque année en fonction des indemnités de sécurité sociale. Pour l'année 2024, ce plafond est de 34 776 €.

Une formule de calcul fixée par le code du Travail permet de calculer le montant de la réserve spéciale de participation (RSP) à distribuer aux salariés dans le cadre de leur participation aux bénéfices de l'entreprise.

Elle prend en compte les éléments suivants :

• B : bénéfice net
• C : capitaux propres
• S : salaires
• V : valeur ajoutée de l'entreprise

La formule de calcul légale est la suivante : [½(B – 5 % C)] x [S/V].

Accords de participation : comment s’effectue la répartition entre les salariés ?

Les sommes versées sur la réserve spéciale de participation sont réparties entre tous les salariés de l’entreprise selon les critères de répartition suivants :

• soit de façon uniforme entre tous les salariés,
• soit en proportion des salaires,
• soit en proportion du temps de présence dans l’entreprise,
• soit par la combinaison des trois critères ci-dessus.

Les dates limites du versement de la participation sont fixées au plus tard le dernier jour du cinquième mois suivant la clôture de l’exercice (soit avant le 1^er juin de l'année suivante pour un exercice qui se clôture le 31 décembre).

Accords de participation : comment les salariés peuvent-ils disposer des fonds ?

Les salariés peuvent disposer immédiatement de la somme qui leur a été attribuée sous réserve d’en faire la demande dans un délai de 15 jours à compter de la date à laquelle ils ont été informés du montant dont ils bénéficient.

À défaut d’en faire la demande, les sommes acquises au titre de la participation sont obligatoirement bloquées :

• pour moitié pendant cinq ans au minimum sur un PEE ou un PEI, (ou huit ans en cas de régime de participation instaurée d’autorité en l’absence d’accord),
• et pour moitié jusqu’à la retraite (affectation de ces sommes au plan d’épargne pour la retraite collectif (Perco) ou au plan d’épargne retraite d’entreprise collectif - PERE-CO - lorsqu’un tel plan a été mis en place dans l’entreprise).

Quels sont les avantages fiscaux et sociaux de la participation pour l'entreprise (ainsi que pour les salariés) ?

Les avantages fiscaux et sociaux de la participation bénéficient aussi bien à l'entreprise qu'aux salariés.

Pour les entreprises, afin d'encourager celles employant moins de 50 salariés à mettre en place un accord de participation, ces dernières sont exonérées - depuis le 1^er janvier 2019 - du versement du forfait social.

Par ailleurs, toutes les entreprises bénéficient d'autres avantages sociaux et fiscaux, notamment :

• une exonération de cotisations sociales sur les sommes versées aux salariés dans le cadre de la participation,
• une déduction du bénéfice imposable des sommes versées dans le cadre de la participation,
• une exonération de contribution à la formation professionnelle et de taxe d'apprentissage,
• les sommes affectées à la réserve spéciale de participation peuvent faire l'objet d'une provision pour investissement à concurrence de 50 % de leur valeur.

Pour les salariés, les sommes attribuées dans le cadre de la participation et qui sont bloquées bénéficient d'une exonération d'impôt sur le revenu.

Les sommes versées immédiatement dans le cadre de la participation sont soumises à l’impôt sur le revenu, à la CSG (contribution sociale généralisée) et à la CRDS (contribution au remboursement de la dette sociale).

Pour connaitre en détails, les avantages fiscaux et sociaux de la participation, et plus particulièrement de tous les dispositifs d'épargne salariale, consultez la page dédiée sur le site du ministère du Travail.